کوچینگ تیمی یا جلسات هم اندیشی

 

در یادداشت قبل ( اینجا )  توضیح دادیم که مدل ساختاری  grow  میتواند یک زیرساخت پشتیبانی برای جلسات هم اندیشی و کوچینگ گروهی فراهم کند. 
که شامل 4 مرحله است .
مرحله اول: مرحله هدف گذاری یا تعیین هدف در رشد(Goal )
  گفتیم که هر جلسه باید یک "تسهیل کننده" داشته باشد یعنی کسی که جلسات را مدیریت میکند . کوچینگ گروهی
مهمترین و اساسی ترین مسئله در جلسات کوچینگ گروهی این است که باید در ابتدا به سادگی هدف را اعلام کنید و باید افراد در ایجاد هدف مشارکت داشته باشند نه این که اهداف به آنها تحمیل شود در اینصورت نتیجه بهتری عاید خواهد شد. بنابراین اول از همه باید نسبت به اهداف یکدیگر آگاهی پیدا کنیم  و سپس ببینیم آیا می توانیم آنها را با هم ترکیب کنیم طوری که هدف جدید همه اهداف فردی دیگران را دربر بگیرد؟
 یا اگر جلسه در مورد هدفی مشخص است که باید محقق شود ، مطمئن شویم که حرکت ما به راحتی پیش می رود."
 همیشه مطمئن شوید که هدف به صورت مثبت بیان شده و بر روی نتیجه مطلوب متمرکز است .
 همچنین مهم است که اطمینان حاصل کنید که هدف شما هدف نهایی جلسه است .
  در هر دو مورد ، گام بعدی این است که همه افراد حاضر اهداف خود را برای جلسه بیان کنند.  اگر قرار است هرگونه اندیشه ورزی اتفاق بیفتد ، ضروری است كه هر یك از شركت كنندگان اجازه داشته باشند تا زمانی كه بخواهند صحبت كنند بدون آنكه حرف شان قطع شود.  وقتی ایده ها با صدای بلند بیان می شوند رشد می کنند ، بنابراین دانستن اینکه هیچ وقفه ای در بیان ایده  ایجاد نخواهد شد به آنها کمک می کند تا اندیشه خود را با وضوح بیشتری دنبال کنند.
در مواردی که گروه بزرگ باشد و البته  اگر زمان اجازه می دهد ، می توان شرکت کنندگان را به مجموعه های کوچکتر برای گفتگوها، تقسیم کرد  و سپس سخنگوی هر مجموعه می تواند هدف مورد توافق مجموعه را ارائه دهد.
  اگر زمان محدود است ، باید از قبل برای شرکت کنندگان یک محدودیت زمانی که ممکن است از چند دقیقه تا فقط یک کلمه باشد ،درنظر گرفته شود.  همه اهداف را می توان بطور خلاصه و مفید بر روی نمودار نوشت و یا خیلی کوتاه بیان کرد.
برای اینکه یک هدف گروهی توسط شرکت کنندگان شکل بگیرد ، گام بعدی تخفیف اهداف تا  رسیدن به یک هدف است. اگر اهداف اعضا با هم همپوشانی دارند میتوان  از طریق بحث و گفتگو ایده آل ترین  هدف را انتخاب کرد وگروه را برای رسیدن به یک هدف واحد تشویق کرد.
اگر کسی از وظیفه‌ای که در طول جلسه دارد منحرف شد، مثلاً به آنچه در حال رخ دادن است، یا اتفاق افتاده است، یا در مورد آن چه باید کرد، یا - در بدترین سناریو - افراد  شروع به شکایت از اعمال یا نگرش سایر اعضای گروه بکند،  در صورت لزوم شما بعنوان گرداننده جلس ، می‌توانید برای بازگرداندن مکالمه به مسیر خود وارد شوید، راه آسان برای رسیدگی به چنین مداخله ای، این است که  به آنچه در مرحله قرارداد توافق شده است مراجعه کنید، یا درخواست اجازه برای "متوقف کردن" آن موضوع برای بحث در مرحله بعدی یا یک جلسه مرتبط تر است.
در اینجا یک مثال در عمل آورده شده است:

مجری از هر فردی می خواهد که هدف خود را از جلسه بیان کند و تضمین می کند که همه وقت دارند حرف خود را بدون وقفه بیان کنند.

1. در حالی که مردم در حال صحبت هستند، تسهیل کننده تمام اهداف را روی یک چارت می نویسد.

( تعامل با هر فرد برای اصلاح هدف خود در یک عبارت کوتاه و تکرار هر هدف نهایی با صدای بلند)
وقتی همه اهداف روی ‌چارت نوشته شد، مجری آن‌ها را می‌خواند و می‌پرسد:"آیا کسی هدفی دارد که نشان داده نشده باشد؟» اگر هدفی پیش بیاید، باید به نمودار اضافه شود.
سپس  از کل گروه پرسیده می شود : "کدام اهداف مرتبط هستند یا می توانند ترکیب شوند؟" و در طول بحث بعدی، تسهیل کننده خطوط را ترسیم می کند، ادغام می کند و در صورت لزوم پیشنهاداتی را ارائه می دهد و همیشه درخواست ایده های گروه را در اولویت قرار می دهد.به جای اینکه نظرات خود را به آنها تحمیل کند.
3. . وقتی این کار کامل شد، مجری می پرسد:
 اکنون ما این اهداف گسترده را داریم.  آیا می توانید هدفی را ببینید که با هدف شما مغایرت داشته باشد؟
کدام یک از این اهداف شباهت بیشتری به هدف شما دارد؟  
 هنگامی که سوالاتی مانند این پرسیده می شود، گروه در نهایت اهداف مشابه یا بی ربط را از گزینه ها حذف می کند.  
 
مرحله دوم: مرحله تعیین واقعیت ها (Option)
 در این مرحله به همه شرکت کنندگان زمان داده می شود تا بدون وقفه بیان کنند که وضعیت فعلی را چگونه می بینند.  شما می توانید فقط برای اطمینان از ماندن شرکت کنندگان در این مرحله، واقعیت های کنونی را بیان کنید و در مورد گذشته یا آینده حرفی نزنید.  شما می توانید دیدگاه خود را از واقعیت به اشتراک بگذارید، و این بهتر است در پایان انجام شود نه در ابتدا.  حواستان باشد که بیشتر از سایر شرکت کنندگان صحبت نکنید، و اگر کوچ گروه  هستید، مطمئن شوید که لحن شما اصلاً دیکتاتوری نباشد.
اکنون که همه نظر خود را گفته اند، می توانید بحث کلی را باز کنید.  باز هم باید تا حد امکان کمترسخن  بگویید.  وظیفه شما این است که اطمینان حاصل کنید که همه افراد حاضر در جلسه فرصت صحبت کردن دارند، (به خصوص اعضای ساکت تر)، همچنین دقت کنید که به حرف های همه احترام گذاشته می شود و هیچ کس اجازه ندارد صحبت دیگری را قطع کند - به جز شما،که به عنوان تسهیل کننده، هستید(البته با رعایت احترام).  اگر کسی از مسیر صحبت خارج میشود و یا حرفهای تکراری می زند لازم است که موارد قرارداد را به آنها گوشزد کنید.
اگر زمان اجازه دهد، می توانید شرکت‌کنندگان را  به گروه‌های کوچک، دوتایی  یا  شش تایی تقسیم کنید تا در مورد واقعیت موقعیت بحث کنند، یا اگر در مهارت‌های کوچینگ آموزش دیده‌اند، می‌توانند به صورت دوتایی یکدیگر را کوچ کنند.
این سوالات جهت راهنمایی ممکن است مفید باشد:

در شرایط فعلی چه چیزی برای شما خوب است؟ • چه چیزی را چالش برانگیز می دانید؟
 • چه فرضیاتی دارید؟
 • در شرایط فعلی چه مسئولیتی می توانید به عهده بگیرید؟
 • تازه ترین تفکر شما چیست؟

مرحله سوم: مرحله) Options GROWتعیین گزینه ها(
 
هنگامی که گروه هدف مشخصی داشت و تمام دیدگاه‌های مربوط به آنچه در حال حاضر اتفاق می‌افتد پخش شد و به آنها گوش داده شد، اکنون می‌توانید به کارهایی که میتواند در این مورد انجام شود بپردازید.. بعضی از افراد  بدون در نظر گرفتن ساختار مربوطه میخواهند مستقیما و بلافاصله در مورد آنچه که بدان فکر میکنند عمل کنند و یا آنچه را که نمیخواهند، عملی کنند و این گونه خود را دچار معضل و مشکل می کنند .
 این نوع تفکر فقط دستور العملی است که شما را گرفتار تعارضات می کند و باید از طریق گفتگو و بحث راه حل آنرا پیدا کرد و غیر ممکن ها را ممکن ساخت. اهداف باید پالایش شوند و ارزش پالایش اهداف در این است که توصیف آنچه آنها می‌خواهند باعث می‌شود افراد بیشتر احساس شادی کنند، خوش بین تر بشوند و پرانرژی حرکت کنند .   مهمتر از آن اینکه ، به نظر می رسد با توصیف و تعریف اهداف  موانع کاهش یافته و راه حل ها  آسانتر جلوه می کنند.
ارزش کاوش در واقعیتِ کنونی یک موقعیت، این است که مردم نه تنها از کمبودها، بلکه از خوبی های یک موقعیت که دیگران قبلا در مورد آن اطلاع و شناختی نداشته اند ، تصویر روشنی به دست می آورند. 
در حال حاضر، راه‌حل‌ها و گام‌های بعدی خودشان را ارائه می‌کنند، و بحث در مورد اینکه چه کاری باید انجام شود می‌تواند سودآور باشد.  اول از همه، یک بارش مغزی ایجاد کنید.  وظیفه  کوچ در این مرحله Options GROW این است که تمام آنچه که هر کسی ممکن است در هر موقعیتی میخواهد  انجام دهد را آشکار کند.
 سعی کنید همه گزینه‌ها را روی میز قرار دهید، زیرا ممکن است ایده‌های جدیدی اضافه شده باشد که قبلا نبوده‌اند. این را می توان از طریق بحث عمومی، گروه های کوچک یا کوچینگ مشترک انجام داد.  معمولاً مفید است که افراد را قبل از شروع یک بحث کلی به گروه های کوچکتر تقسیم کنید.  این به این دلیل است که بعضی از اعضا که کم روتر هستند در گروههای کوچکتر بهتر مایلند ایده هایشان را بروز بدهند تا اینکه آن را به طور عمومی بیان کنند.
  از طریق بحث و گفتگو در گروه کوچک، آنها می توانند افکار خود را توسعه دهند تا زمانی که اعتماد به نفس لازم را برای ارائه پیشنهاد به کل اعضا - و به رئیس خود، داشته باشند.
اگر هدف پیچیده است و دارای چندین جریان عملیاتی مختلف است، یکی از راه های انجام این کار این است که تعدادی جدول در اطراف اتاق تنظیم کنید، برای هر هدف یک جدول.  سپس افراد می توانند دور بزنند و ایده های خود را برای اقدامات روی جدولها بنویسند.  می توانید اینها را بخوانید و درباره آنها بحث کنید.

 مرحله چهارم: مرحله ) تعیین خواسته( Will GROW
 اکنون زمان پیوند دادن ایده ها به عمل است.  در این مرحله ضروری است که هر شخصی مسئولیت یک کار را قبول کند و متعهد به انجام آن باشد.  این اقدامات همچنین باید در ماه‌های آینده نظارت شوند که بسته به نقش شما، ممکن است کاری باشد که شما انجام خواهید داد، یا می‌توانید از شخصی بخواهید که به عنوان ناظر داوطلب شود، پیشرفت  اعضا را بررسی کند و به بقیه گروه گزارش دهد.
 شما میتوانید به آنها بگویید:
 • حالا بیایید مشخص کنیم که  هریک از ما چه اقدامی می خواهیم انجام دهیم.  من پیشنهاد می کنم ما هدف داشته باشیم هر شخص باید متعهد به انجام یک  اقدام باشد ، نه فهرست بلندی از چند اقدام.
 • کسی که آماده ثبت اقدامات است، با ارسال یک پیش نویس و نظارت پیگیری کنید که اقدامات بعد از این جلسه انجام بشود.
 • شما بعنوان یک شخص چه کاری را می توانید انجام دهید؟
 • چه کارهای دیگری باید انجام شود؟
 • چه کسی می تواند متعهد به انجام این کار باشد؟
 
نهایی شدن: بسته شدن
 اکنون زمان آن است که  به نتیجه رسیدن جلسه را جشن بگیریم، زمانی است که همه ببینند تا کجا پیش رفته اند و زمانی است که تلاش آنها باید قدردانی و تمجید شود. ضمن اینکه باید اطمینان یافت که راهی برای ثبت و به خاطر سپردن آن نیز وجود دارد.

 ممکن است از اعضا بپرسید:
 • شما شخصاً احساس می کنید چه چیزی به دست آمده است؟
 • راجع به این موفقیت چه احساسی دارید؟
 • بزرگترین پیشنهادات شما چیست؟
 • از چه کسی می خواهید تشکر کنید؟
 • بخاطر چه چیزی در مورد گروه یا هر فرد خاصی بیشتر قدردانی می کنید؟
 • در مورد شخصی که کنار شما در گروه نشسته است بخاطر چه چیزی قدردانی می کنید؟
 شما بعنوان کرداننده جلسه می توانید به هر نحو که میتوانید از رفتار و یا عملکرد اعضای گروه  قدردانی کنید. و جلسه را با یک حس خوب به پایان برسانید.

مطالب مرتبط :
کوچینگ تیمی ، افرادی معدود با هدف و نتیجه مشترک



ترجمه نرگس زمانی