غیبت به هر دلیلی اثر خود را بر شرکت و کارکنان خواهد گذاشت
غیبت به هر دلیلی اثر خود را بر شرکت و کارکنان خواهد گذاشت
غیبت کارکنان بخشی طبیعی از زندگی کاری آنها محسوب می شود
نکته مهم این است که نه تنها باید بدانید افراد چه زمانی از کار غیبت می کنند، بلکه باید بدانید چرا این کار را انجام می دهند. تاشیا مالت، بنیان گذار SHRM می گوید: «طبق تجربه من، اکثر غیبت های غیرموجه یا غیبت های بیش از حد، توسط افرادی انجام می شود که از سوی سازمان یا مدیر احساس ارزشمند بودن نمی کنند، در زندگی آنها کار در اولویت است، با بحران زندگی دست و پنجه نرم می کنند، یا نگرانی های سلامت جسمی یا روانی دارند که در محل کار احساس راحتی نمی کنند.» او می گوید که کاهش غیبت کارکنان می تواند با کارهای ساده ای مثل تغییر برنامه کارکنان، سرمایه گذاری در آموزش بیشتر یا اطمینان از اینکه مدیران به طور منظم با زیردستان خود ملاقات می کنند، صورت بگیرد. در ادامه به پنج روش اشاره می شود که متخصصان منابع انسانی می توانند غیبت در محل کار را ردیابی و مدیریت کنند.
1- مطالعه داده ها. میزان غیبت یک نیروی کار یا کل شرکت را مشخص کنید و به دنبال الگوهای مشکل ساز بگردید. یکی از فرمول های رایج محاسبه میزان غیبت این است: تعداد غیبت ها را بر تعداد روزهای کاری در یک دوره تعیین شده تقسیم کنید و در 100 ضرب کنید تا یک درصد به دست آید. به عنوان مثال، اگر یک فرد 2 روز از 30 روز کاری برنامه ریزی شده را غیبت داشته باشد، فرمول به این صورت خواهد بود : 2 تقسیم بر 30 ضرب در 100 که برابر با 6.7 درصد خواهد بود. بر اساس اطلاعات اداره آمار کار ایالات متحده، میانگین سالانه غیبت در این کشور 3.6 درصد است. اما این نرخ در هر صنعتی بسیار متفاوت است. بنابراین اعداد را با صنایع یا تیم های مشابه مقایسه کنید.
2-کشف دلایل. زمانی که یک نیروی کار غیبت غیرموجهی دارد یا برای چند روز دیر سرکار می آید، بدترین حالت را در نظر نگیرید. مدیر باید با کارکنان ملاقات کند تا بداند چرا حضور آنها تغییر کرده است و توضیح دهد که غیبت ها چگونه تیم و کسب و کار را تحت تاثیر قرار می دهد. رابرتز می گوید که مدیر باید بپرسد چگونه می توان حضور افراد را بهبود بخشید و انتظاراتی را برای رفتارهای آینده تعیین کرد. همچنین تسهیلات معقولی مانند تغییر برنامه کاری، پرداخت یارانه به تردد کارکنان یا راهنمایی کارکنان برای کمک در مورد مسائل شخصی را در نظر بگیرید. رابرتز یک کارمند قدیمی را به یاد دارد که دو روز در هفته دیر سر کار حاضر می شد. او پس از صحبت با این فرد متوجه شد که به تازگی حضانت کودکی در سن مدرسه را برعهده گرفته است و آن روزها مصادف با آغاز مدرسه کودک شده بود. رابرتز می گوید: ما به جای تنبیه کارمند، زمان شروع کار او را با زمانی که کودک سوار اتوبوس مدرسه می شد تنظیم کردیم و به این ترتیب مشکل حل شد. این کار اضطراب در مورد غیبت های غیرمنتظره را برای همه طرف ها از بین برد.
3- فعال بودن. مراقب مشکلاتی که می تواند منجر به غیبت شود باشید. برخی از مهم ترین دلایلی که افراد در کار غیبت می کنند عبارتند از آزار و اذیت در محل کار، فرسودگی شغلی و استرس، چالش های مراقبت از کودک، عدم مشارکت، و بیماری و آسیب. یک راه خوب برای کشف این علل ریشه ای، جست وجوی منظم بازخورد از سوی کارکنان است. نظرسنجی های کوتاه را می توان به صورت هفتگی، ماهانه یا فصلی انجام داد تا متوجه شد کارکنان در مورد موضوعاتی مانند سیاست های مرخصی با حقوق، حجم کاری، اقدامات ایمنی و اثربخشی مدیر چه احساسی دارند. رابرتز به عنوان یک متخصص منابع انسانی، کارکنان ساعتی یک سازمان را مورد بررسی قرار داد تا بفهمد چه چیزی آنها را از سر کار آمدن باز می دارد. پاسخ ها، نارضایتی را در بین کارکنان شیفت سوم نشان داد که به دلیل تعداد زیاد تماس های اضطراری در طول شیفت خود احساس کار زیاد و استرس می کردند. مدیران شرکت برای حل این مشکل، نیروی انسانی و حقوق شیفت سوم را افزایش دادند.
4- انعطاف پذیر بودن. رابرتز می گوید سیاست های حضور و غیاب سخت یا غیرواقعی، مانند سیستم های مبتنی بر امتیاز که شرایط موجه را در نظر نمی گیرند، مدیران را برای شکست آماده می کنند. او می گوید کارکنان می خواهند که با آنها منصفانه رفتار شود. بر اساس تحقیقات موسسه ملی ایمنی و بهداشت شغلی، زمانی که آنها استقلال بیشتری نسبت به مکان یا برنامه کاری خود دارند، حس کنترل بیشتری داشته و از کار رضایت بیشتری دارند. اما دورکاری یا کار ترکیبی تنها راه حل نیست. امکان توسعه انعطاف پذیری شغلی به کارگران شیفتی در محل نیز وجود دارد. ابی اوکس، مدیرعامل و بنیان گذار شرکت مشاوره منابع انسانیGro، که یک شرکت کاملا دورکار با 31 کارمند است، می گوید: «وقتی فردی دچار فرسودگی شغلی می شود، کمتر به غیبت خود در محل کار اهمیت می دهد.» انعطاف پذیری همچنین می تواند با تغییر زمان شروع و پایان شیفت ها یا ارائه یک هفته کاری فشرده و چهار روزه ایجاد شود. «با تعطیل کردن کارگاه ها قبل از تعطیلات آخر هفته یا در دوره هایی که تولید کندتر است، به کارگران استراحت دهید.»
5- قدردانی از تلاش های کارکنان. قدرت یک تشکر خوب را دست کم نگیرید. بر اساس مطالعه اخیر موسسه دلویت، شرکت هایی که تلاش های کارکنان خود را به رسمیت می شناسند و از آنها قدردانی می کنند، مشارکت، بهره وری و عملکرد بالاتری دارند. قدردانی می تواند ساده باشد، مانند خریدن ناهار برای یک کارمند به مناسبت تولدش یا هدیه دادن به آنها به مناسبت سالگرد افتتاح سازمان. رابرتز همچنین پاداش های مالی را پیشنهاد می کند. کمک به کارکنان برای درک هدفشان و برگزاری برنامه های مربی گری و مسیر شغلی تا به کارکنان حس آینده نگری بدهد نیز مهم است.
مرجع : دنیای اقتصاد
