معایب و مزایای پرونده الکترونیکی مشاوره ای دانش آموزان

همکاران ما در حوزه ستادی تلاش کرده اند تا تحولی در کار مشاوره ایجاد کنند و در این راستا دو سالی است که پرونده کاغذی مشاوره ای برداشته شده و تبدیل به پرونده الکترونیکی نموده اند. حال می آییم و به نقد این طرح می پردازیم و امیدواریم که کمکی به دوستان ما در حوزه ستادی باشد.

اولاً ببینیم ضرورت این طرح چیست؟ اصولاً چرا باید این طرح اجرا شود؟
استفاده از فناوری روز دنیا در هر رشته ای باعث تسهیل آن کارها در آن رشته شده و چه بسا پیسرفت آن رشته را چند برابر کند. تشکیل پرونده الکترونیکی یک کار مفید است، مشاور در هر لحظه ای از شبانه روز و هر مکانی که اراده کند می تواند به پرونده مشاوره ای دسترسی داشته باشد، کافی است به اینترنت دسترسی داشته باشد. اما آیا یک مشاور واقعاً نیاز دارد در هر لحظه ای از شبانه روز و هر مکانی به این اطلاعات دسترسی داشته باشد؟
به نظر من جواب واضح است؛ خیر، و شاید بسیاری از مشاوران با من هم عقیده باشند.
باید این سؤال را مطرح کنیم که چرا باید این طرح اجرا شود؟
آیا پرونده های قبلی مشکل داشتند؟
آیا دسترسی به آنها مشکل بود؟
و چند آیای دیگر که به نظر من پاسخ آنها همه نه است. اما بپردازیم به مزایای این طرح:
در بالا گفته شد که دسترس در هر زمان و مکانی به اطلاعات وارد شده، یکی از مزایای طرح است. من مزیت خاص دیگری به ذهنم نمی رسد.

معایب طرح:
 اولین عیب و شاید بزرگترین عیب آن عدم توجه به رازداری است که یکی از اصول مشاوره است. توجه کنید اطلاعات وارده با تمام مشخصات هویتی فرد و حتی کد ملی در دسترس دیگران می باشد، در صورتیکه در پرونده های کاغذی این اطلاعات صرفاً در اختیار مشاور است و چنانچه نیاز باشد اطلاعاتی از آن در اختیار دیگران باشد، این کار بدون ذکر مشخصات هویتی فرد صورت می گیرد و لطمه ای به راز داری مشاور وارد نمی کند.
بسیاری از دانش آموزان تمایل ندارند حتی اطلاعات معمولی شان در اختیار دیگران قرار گیرد و پس از اطمینان از رازداری مشاور مطالب خود را بیان می کنند و چنانچه این اطلاعات در پرونده الکترونیکی ثبت شود، بالقوه می تواند در اختیار دیگران باشد. حتی دانش آموزانی هستند که از روی سرگرمی سایت های مختلف را هک می کنند و می توانند به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.
پس اخلاق حرفه ای حکم می کند از ثبت اطلاعات خاص در سایت خودداری کنیم. مورد دوم اینکه ثبت اطلاعات با این شیوه بسیار وقت گیر تر از شیوه قبلی است و وقت بیشتری را از مشاور می گیرد.
بیایید با هم شیوه را بررسی کنیم:
ابتدا فرم های مربوطه در اخیتار دانش آموز قرار گرفته و بعد از پر شدن مشاور باید آنها را وارد سایت کند که با این سرعت اینترنت واقعاً کاری دشوار است و برای بسیاری از مشاوران پیش آمده که فرمها را آخر شب و در منزل ثبت کرده اند و علاوه بر گرفته شدن وقت خانواده، دوباره کاری صورت می گیرد.
اطلاعات گرفته شده از سناد نیز شاید شش آیتم بیشتر نباشد و آن هم کمک زیادی به مشاور نمی کند.
سوم آنکه نتایج به دست آمده از آزمونهای مشاوره ای علیرغم اینکه به صورت رایانه ای انجام می شود قابل ثبت در سایت نیست مگر اینکه مشاور آنها را به صورت دستی وارد کند.

اما پیشنهادها:
 اولین پیشنهاد این است که به جای راه اندازی سایت بهتر است که نرم افزاری شبیه نرم افزار دانا (امتحانات) طراحی شود که هم اصل رازداری حفظ می شود و هم مشاور راحت تر می تواند به اطلاعات دسترسی داشته باشد. این نرم افزاز می تواند قابلیت دسترسی به اینترنت را دارا باشد و مشاور بتواند هر وقت دست اندرکاران مشاوره به اطلاعات خاصی نیاز داشتند بدون ذکر نام و مشخصات هویتی، اطلاعات مورد نظر را در اختیارشان قرار دهد. البته لازم است طراحان این نرم افزار از مشاوران نظرخواهی نموده و گزینه های لازم و مناسب را برای تسهیل کار در نظر بگیرند.

همچنین این نرم افزار قابلیت اتصال به سامانه سناد را داشته باشد و نیز قابلیت انتقال اطلاعات از طریق سی دی نیز در آن پیش بینی شود.
همچنین می توان در سایت گزینه های برای ثبت مشخصات توسط خود دانش آموزان و والدین طراحی نمود تا آنها خود این اطلاعات را وارد نمایند( شبیه آن چیزی که برای ثبت نام در سامانه سناد وجود دارد).
این کار هم باعث صرفه جویی در مصرف کاغذ می شود و هم وقت مشاور را برای کارهای اصلی آزاد می کند.
نرم افزار تصحیح آزمونهای مشاوره ای می تواند دارای خروجی دیگری باشد که اطلاعات بدست آمده از طریق سی دی قابل انتقال به نرم افزار مشاوره ای باشد، ارائه اطلاعات به صورت پی دی اف می تواند کمک کننده باشد، اما بهتر است این اطلاعات مستقیماً نیز در نرم افزار ثبت شود.
در حال حاضر انتقال اطلاعات یک دانش آموز در مدارس با ارسال یک فایل امکان پذیر است جا دارد این امکان نیز برای نرم افزار مشاوره ای پیش بینی شود.
در پایان از صبر و حوصله شما تشکر می کنم و امیدوارم این نظرات برای تسهیل کار مشاوران مفید واقع شود. همچنین برای همکاران تلاشگرمان در حوزه ستادی نیز آرزوی موفقیت می کنم.